7 moduri prin care să eviţi să fii sclavul căsuţei tale de e-mail

Un studiu demonstrează faptul că e-mail-ul este cea de-a doua activitate care consumă timpul corporatiştilor. Ei îşi petrec mai mult de 25% din ziua de muncă răspunzând/recitind/scriind e-mail-uri. Este o perioadă de timp alarmantă şi o pierdere a acestuia! Există această obsesie constantă de a verifica permanent e-mail-ul. Să ştii că lumea nu va dispărea dacă vei avea o mică întârziere la sfârşit. Este în regulă să nu fii panicat atunci când vine vorba de căsuţa ta de e-mail.

Iată ideea, şi eu am suferit de aşa ceva. După o realizare alarmantă şi care parcă mă vrăjise legată de munca în afara e-mail-ului, am urmat paşii de mai jos pentru a mă ajuta să irosesc mai puţin timpul. Îi împart cu tine, în caz că vreunul din ei te va ajuta să îţi amplifici productivitatea şi să îţi reduci pierderea timpului:

1. O verificare sporadică

Este cel mai simplu pas. Trebuie să îţi verifici e-mail-ul doar la anumite intervale fixe de timp şi nu de fiecare dată când auzi sunetul specific! Verificând e-mail-urile încontinuu îţi afectează fluxul de lucru şi este un impediment serios al productivităţii.

Poţi să le verifici dimineaţa, exact înainte să îţi începi ziua, astfel încât să le citeşti pe cele importante primite peste noapte. Apoi fă-ţi treaba într-o măsură importantă, timp de 2-2,5 ore. După, verifică-ţi din nou e-mail-urile înainte de masa de prânz şi aşa mai departe. Practic, în aumite intervale.

Dar acesta este unul dintre cei mai comuni şi ignoraţi paşi pentru că toţi ne confruntăm cu senzaţia şi cu sentimentul că lumea se va opri dacă nu răspundem la

e-mail-uri ACUM. Verificarea barei de notificări este un obicei care creează o dependenţă mult mai mare. Chiar mi se pare că este o tulburare obsesiv-compulsivă!

Un mod de a combate asta ESTE SĂ ÎŢI OPREŞTI NOTIFICĂRILE PENTRU E-MAIL-URI. Poţi supravieţui acestei apocalipse. Nu-ţi face griji. Iniţial, îţi vei verifica în continuare telefonul din când în când. Dar încet, prin faptul că nu va mai suna constant, şi obiceiul va dispărea.

Avertizare – Totuşi, ste posibil ca asta să nu funcţioneze dacă foloseşti doar această metodă de control. Va trebui să o asociezi cu celelalte sfaturi menţionate mai jos.

2. O scurtă privire!

Dacă e-mail-uri tale sunt sursa ta de venit? Probabil nu poţi să ignori un e-mail pentru 2 ore. Pentru tine-am altă idee. Doar uită-te rapid printre e-mail-uri când primeşti unul. Dacă durează 2 minute să răspunzi, fă asta atunci şi acolo. Ai citit mail-ul deja; poţi să şi răspunzi la acesta. Dar dacă durează mai mult (e-mail-uri în care trebuie să te gândeşti şi să cercetezi pentru a le compune), marchează-le ca necitite şi întoarce-te la ele mai târziu. Doar dacă nu este un mail urgent.

Totuşi, cred că trimiterea unui e-mail după 2 ore este în regulă. Când răspunzi atunci când eşti ocupat cu altceva, există o şansă să le strici pe amândouă-lucrul respectiv şi e-mail-ul. Nu deveni un sclav al sentimentului că trebuie să răspunzi neapărat în acel moment. Deseori, doar fiind conştient că ai primit e-mail-ul şi că lucrezi la el, este o aparenţă bună+o organizare inteligentă a e-mail-urilor-deoarece îi oferă celeilalte persoane convingerea că răspunzi la timp; şi poţi să revii la el mai târziu când îl poţi trimite liniştit.

Adu-ţi aminte, răspunzând la e-mail-uri la vreme, nu înseamnă să faci asta imediat. Pe lângă asta, dacă răspunzi imediat, oamenii se vor aştepta să faci asta mereu-

o ţintă care este aproape imposibil de atins. Nu îţi ridica standardele atât de mult.

3. Foloseşte opţiunea de sortare a e-mail-urilor

Cu siguranţă ştii despre sortare. G-mail are nişte opţiuni minunate pentru sortarea e-mail-urilor. Creează etichete. Asta este o opţiune de care vreau să abuzezi. Poţi crea de asemena noi ferestre (alături de ferestrele sociale şi cele pentru publicitate). Numeşte-le-importante, nu atât de importante, care aşteaptă. Alege orice nume doreşti. Tot ce trebuie să faci este să le iei şi să le aşezi în acele categorii. Şi devine lista ta cu lucruri pe care le ai de făcut.

Poţi folosi de asemenea astfel de etichete pentru realizarea unor proiecte importante. Astfel, nici nu vei avea nevoie să cauţi un e-mail anume în tot inbox-ul.

Îl poţi căuta doar folosind acea etichetă.

Dar, în numele tehnologiei, nu folosi bara de căutare de fiecare dată când ai o mică criză. Organizează-ţi inbox-ul. Te va ajuta foarte mult să răzbaţi prin acea dezordine.

4. Fii zgârcit

Mulţi dintre noi controlează 3-4 adrese de e-mail. Nu te lăsa pradă convingerii că toate conturile trebuie să se afle pe super telefonul tău mobil. Cu siguranţă, dacă te gândeşti bine, pot unele dintre ele să fie desincronizate? Analizează asta. Chiar ai nevoie de acel cont amuzant de yahoo pe care l-ai făcut acum foarte mult timp?

Dacă poţi alege, te respect foarte mult. Dar dacă nu poţi-iată o idee: pune-ţi toate conturile-gmail, yahoo, Hotmail, etc. într-un folder (android-ul are acea opţiune cu care poţi crea foldere şi poţi pune aplicaţii în ele). Astfel, nu vei mai putea vedea pe ecran acele semne enervante pentru e-mail-urile nedeschise de fiecare dată când te uiţi la telefon. E suficient doar să deschizi folder-ul atunci când ai timp şi să te uiţi prin el.

Cu notificările vizuale şi auditive oprite, e-mail-urile te vor deranja din ce în ce mai puţin.

5. Ce-ar fi să ai mai puţine e-mail-uri?

Chiar în propriul tău birou, roagă-ţi echipa să îţi trimită mai puţine e-mail-uri. Dacă este vorba despre un paragraf sau două, spune-le să îţi trimită un e-mail. Dacă este mai mult de atât, să îţi trimită un mesaj instant, să te sune sau simplu, doar să vină la tine în compartiment/birou.

Oricum ne-ar prinde bine tuturor mai multă interacţiune.

Cu cât primeşti mai puţine e-mail-uri, cu atât mai puţină sortare există. Nu poţi controla şirul de e-mail-uri din exterior. Dar asigură-te că eşti în controlul celui din interior.

Şi ca răspuns pentru un comportament bun, poţi de asemenea să scrii e-mail-uri mai scurte şi mai puţine. Karma cea bună se va întoarce la tine.

6. Cea mai gravă greşeală. Răspunsul la mail-uri dimineţa

Nu răspunde la e-mail-uri imediat cum te trezeşti. Acesta este cel mai groaznic mod de a-ţi strica dimineţile. Există o anumită perioadă în care eşti înviorat, simţurile tale sunt amplificate şi te afli la apogeu. Foloseşte această perioadă minunată pentru munca ta creativă. Dacă trebuie să scrii o rubrică/postare pe blog/carte/raport sau să te gândeşti la anumite strategii-fă asta în acele ore ale zilei. Dacă nu, citeşte pentru o oră Fă exerciţii. Meditează. Dar nu răspunde la e-mail-uri, pentru Dumnezeu!

Nu îţi folosi dimineţile pentru sarcini neimportante. Te vor epuiza şi nu vei mai avea timp pentru cele importante de pe parcursul zilei, aşa cum în curând vei descoperi că aceste sarcini lipsite de importanţă te vor priva de energia exacerbată de dimineaţă.

7. Păstrează drive-ul pentru curăţare pornit

Poţi face această sarcină comună în timp ce călătoreşti sau nefăcând ceva productiv.

Continuă să ştergi spam-urile şi e-mail-urile mai puţin importante ca cele legate de publicitate. Un inbox mai puţin încărcat te va face mereu să te simţi mai bine. Dezabonează-te de la email-urile pe care nu le citeşti niciodată, indiferent cât de minunate crezi că sunt. Pentru că dacă ar fi fost atât de minunate, le-ai fi citit.

Numărul enervant de 1000 de e-mail-uri te va face mereu să vrei să te uiţi printre ele şi să le deschizi doar pentru a micşora acest număr. Taie răul chiar de la rădăcină!

Deci, astfel încerc să îmi controlez inbox-ul. Durează puţin până te obişnuieşti. Dar odată ce ajungi acolo, va fi meritat aşteptarea. La urma urmei, toată lumea merită să îşi salveze acele preţioase momente productive. Sau cel puţin, cei cărora le pasă despre scopurile lor şi ştiu cum să îşi valorifice timpul-merită asta cu siguranţă! Paşii mici contează. Începe astfel. Vei reuşi.

Sursa: www.stevenaitchison.co.uk/blog/7-ways-to-avoid-being-the-slave-of-your-inbox/

Reply